Verwaltungsrat und Vorstand der Banque de Luxembourg vertrauen Loomion

Die Banque de Luxembourg ist seit 1920 im Grossherzogtum als Privatbank tätig und zählt zu den grössten Vermögensverwaltern des Finanzplatzes Luxemburg. Die Kompetenz und das Engagement der einzelnen Teams, ausserdem die Solidität ihrer Bilanz sowie der ihres Aktionärs machen die Bank zu einer Referenzgrösse in Europa und insbesondere an ihren Standorten Luxemburg und Belgien. Die mit einem Eigenkapital von 986 Millionen Euro ausgestattete Banque de Luxembourg zählt über 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und beziffert das verwaltete Vermögen auf knapp 74 Milliarden Euro.

Challenge

Das Ziel: Ein einheitliches System für die Administration der Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungssitzungen

Die Banque de Luxembourg (BLU) lud mehrere namhafte Hersteller von Board Portal Software Lösungen zur Präsentation ihrer Produkte ein. Es sollte ein einheitliches System für die Administration der Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungssitzungen sowie, in einer zweiten Phase, für das Management der internen Fonds angeschafft werden. Die interne Projektleitung legte daher von Beginn an Wert auf eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, da die Zahl der Benutzer durch die beiden Anwendungsfälle recht gross sein würde. Des Weiteren sollte aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen der Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) die neue Lösung idealerweise intern oder in einem PSFzertifizierten Rechenzentrum betrieben werden.

Lösung

Der Weg: Loomion erfüllte als einziger Anbieter sämtliche Anforderungen

Nach eingehender Prüfung aller Anbieter stellte sich heraus, dass das Loomion Portal die einzige Anwendung war, die sämtliche Anforderungen der Banque de Luxembourg erfüllen konnte. Für die Datenhaltung und den Betrieb wurde der lokale, PSF-zertifizierte Rechenzentrum-Betreiber EBRC ausgewählt. In sehr kurzer Zeit wurde in enger Zusammenarbeit mit EBRC eine dedizierte Infrastruktur geplant, aufgebaut und eingerichtet. Der Betrieb der Plattform wurde nach einer kurzen Übergangsphase einzig durch EBRC erbracht. Loomion benötigt für den Betrieb ihres Portals keinerlei Zugriff auf die Daten des Kunden. Nach einer Test- und Trainingsphase wurde dann im Frühjahr 2017 die neue Board Portal-Umgebung an den Generalsekretär und sein Team übergeben.

Die Mitglieder der einzelnen Komitees des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung wurden mit iPads ausgestattet und die App Loomion mobile automatisiert darauf installiert. Seitens Banque de Luxembourg wurden zwei IT-Mitarbeiter in Supportaufgaben während eines einstündigen Trainings geschult. Diese konnten danach umgehend die Anfragen der Benutzer vor Ort beantworten und gegebenenfalls an Loomion zur Eskalation weiterleiten.

Erfolg

Von Beginn weg sehr hohe Akzeptanz des neuen Loomion Portals

Die Akzeptanz des Loomion Portals ist seitens der Mitglieder der Komitees von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung seit Beginn an sehr hoch. Die Zeiten des Ausdruckens oder Versendens der Sitzungsunterlagen per E-Mail gehörte von nun an endlich der Vergangenheit an. Die Sitzungsteilnehmer erscheinen fortan mit ihrem persönlichen iPad und können sich bequem in die thematische Diskussion mit den zuvor mit ihren Anmerkungen versehenen Dokumenten einbringen. Das Team um den Generalsekretär hat nun bei der Planung, Erstellung und Kommunikation der Management-Sitzungen den Kopf frei, da die Arbeiten leichter von der Hand gehen und nicht mehr erst – wie in der Vergangenheit – Sitzungsordner mit den Unterlagen gedruckt oder per E-Mail verschickt werden müssen – vom zusätzlichen Gewinn an Sicherheit ganz zu schweigen. Mit dem Abschluss der ersten Phase des Projekts wurde das Loomion Portal bereits in einzelnen Fonds der Banque de Luxembourg ausgerollt. Benutzer, welche sowohl Zugriff auf Daten des Verwaltungsrats als auch eines Fonds haben müssen, können darauf über dieselbe mobile iPad App zugreifen – so sparen sie Zeit und gewinnen an Effizienz.

«Seit Anfang 2017 benutzen wir Loomion für die Dokumentenverwaltung bei den Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrates. Zur grossen Zufriedenheit der Teilnehmer dieser Sitzungen erlaubt das Portal jederzeit und überall einen sicheren, schnellen und unkomplizierten Zugriff auf notwendige Dokumente. Dies vereinfacht die Vorbereitung der Sitzungen und steigert deren Effizienz. Das Loomion Portal ist daher ein sinnvoller Baustein der Digitalisierungsstrategie unserer Bank.»
Pierre AHLBORN – Administrateur Délégué, Banque de Luxembourg S.A.
Christopher Knabe

CEO Loomion AG
+41 61 500 16 25
knabe@loomion.com

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