Die luxemburgische Post Group modernisiert die VR-Kommunikation

Die Post Luxembourg ist ein Post- und Telekommunikationsleistungsunternehmen in Luxemburg. Es wurde im Jahre 1842 gegründet und ist seit 1992 ein öffentliches Unternehmen. Es ist mit über hundert Postämtern und Postläden der Marktführer im Bereich Post- und Telekommunikationsdienste in Luxemburg und bietet ausserdem Postfinanzdienstleistungen an, vor allem Online-Banking-Dienste sowie Internet- und Telekommunikationsdienste. Die Firmengruppe Post Luxembourg beschäftigt rund 4700 Mitarbeiter und ist damit der grösste Arbeitgeber des Landes.

Challenge

Das Ziel: eine sichere und vor allem einfache Board-Kommunikation

Die Bewerkstelligung der Board-Kommunikation mit nahezu 50 Personen in Verwaltungsrat und Geschäftsleitung, die auf neun Gremien aufgeteilt sind, stellte für das Generalsekretariat eine Herkules-Aufgabe dar. Daher wurde vor ein paar Jahren eine eigens entwickelte Dokumentenverwaltungslösung für die Bedürfnisse des Verwaltungsrats umgebaut. Jedoch waren weder die Mitglieder des Verwaltungsrats noch das Generalsekretariat selbst mit der Geschwindigkeit und der Benutzerfreundlichkeit zufrieden. Es wurde nach einer einfach zu bedienenden, stabilen, sicheren und skalierbaren Board-Portal-Lösung gesucht, die sich zudem auf der Post-eigenen Infrastruktur betreiben und sich in die Microsoft-Systemlandschaft einbinden liess.

Lösung

Der Weg: Einführung des Loomion Portals, das alle Anforderungen erfüllte

Die Lösung wurde dem CIO der Post Group Luxembourg durch Loomion präsentiert. Dieser sah sofort das Potenzial, durch dieses neue und speziell für die Board-Kommunikation geschaffene Werkzeug die Beschwerden und Anliegen seiner Verwaltungsrats und Geschäftsleitungsmitglieder sowie der Mitarbeitenden im Generalsekretariat auf einen Schlag zu lösen. Nach den technischen Abklärungen wurde eine unverbindliche Proof-of-Concept-Installation auf der Post-internen IT-Umgebung durchgeführt. Nach mehreren Wochen intensiven Testens waren die Ergebnisse sehr positiv. Die Installation des Loomion Portals in der Produktivumgebung konnte beginnen.

Hierfür wurde die bereits existierende Microsoft SharePoint-Installation genutzt, um die anfallenden Kosten möglichst gering zu halten. Das System wurde für die 50 Mitglieder aus Verwaltungsrat und Geschäftsleitung konfiguriert und durch den Projektverantwortlichen abgenommen. Es folgte eine halbtägige Schulung des Generalsekretariats. Die Einarbeitung in die neue Verwaltungsoberfläche verlief sehr schnell und unkompliziert. Kurz danach wurden sowohl die mobile als auch die browserbasierte Loomion App sukzessive an ein Komitee nach dem anderen ausgerollt, was grösstenteils durch die interne IT-Abteilung durchgeführt werden konnte.

Success

Das Loomion Portal löste alle vorgängig bestehenden Probleme und wurde sehr schnell eingeführt.

Durch die Integration von Loomion in die bestehende Infrastruktur wurde der Post Group Luxembourg ein stabiles, skalierbares und sicheres Werkzeug zur Kommunikation mit und innerhalb des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung an die Hand gegeben.

Die Abbildung der vielen Vorstände, deren Assistenten und zugeordneten Komitees bereitete der Loomion Plattform keinerlei Probleme. Die Rückmeldungen der VR-Mitglieder waren durchweg sehr positiv. Endlich konnten Dokumente vor dem Meeting auch offline studiert und mit der Archiv-Funktion danach auch noch als Referenz zur Verfügung gestellt werden. Das Generalsekretariat erhielt mit dem Loomion Portal ein einfach zu bedienendes und mächtiges Werkzeug zur Erstellung, Verteilung, Benachrichtigung und Archivierung ihrer VR-Sitzungsdokumente.

«Der wesentliche Vorteil für POST ist eine leicht zu bedienende mobile Lösung für Vorstandsmitglieder, die eine echte Alternative zu Papierkopien darstellt und in hohem Masse von unseren Benutzern geschätzt wird. Wir stellen für unser Board-Office einen grossen Zuwachs der Produktivität fest. Zudem bietet Loomion ein starkes Sicherheitskonzept.»
Patrick Schwaller, Head of IT Operations Post Luxembourg
Christopher Knabe

CEO Loomion AG
+41 61 500 16 25
knabe@loomion.com

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