Der Verwaltungsrat von Endress + Hauser wird papierlos

Die 1953 gegründete Endress+Hauser AG  ist ein weltweit führender Anbieter von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen für die industrielle Verfahrenstechnik. Die Unternehmensgruppe mit Sitz in Reinach bei Basel beschäftigt weltweit fast 17’000 Mitarbeitende und schreibt einen Nettoumsatz von annähernd 3,7 Milliarden Euro. 

Challenge

Das Ziel: Kontrolle über vertrauliche Unterlagen

Vertrauliche Unterlagen für die Sitzungen des Verwaltungsrats der Endress + Hauser wurden per E-Mail an die VR-Mitglieder geschickt. Da die Mitglieder des Verwaltungsrates teilweise externe Personen waren und keinen Zugang zum internen E-Mailsystem hatten, war die Übermittlung von Dokumenten nicht sicher. Nachdem die Dokumente die E-Mail-Server von E+H verlassen hatten, war die Kontrolle über die Dokumente zudem verloren. Man war darauf angewiesen, dass die Mitglieder des Verwaltungsrates vertrauensvoll mit den ihnen übermittelten Inhalten umgingen. Schlimmsten Falls konnten ausgedruckte Sitzungsdokumente im Drucker vergessen werden und durch Unbefugte gefunden werden.

«Dank Loomion gestaltet sich die Kommunikation mit dem Verwaltungsrat wesentlich einfacher und effizienter. Einladungen zu Meetings und Tagungsunterlagen können schnell und sicher zugestellt werden. Generell haben sich Transparenz und Sicherheit markant verbessert.»
Dr. H. Zehntner, Corporate Secretary, Endress+Hauser AG
Lösung

Der Weg: mit der Loomion Management Software die Kommunikation im Verwaltungsrat vereinfachen.

Der VR-Sekretär wollte das Risiko des Datenverlusts durch die Verwaltungsräte minimieren und den Mobilitäts-Faktor steigern. Anstatt also mit einem Stapel Papier zur nächsten Vorstandssitzung zu reisen, würden alle Teilnehmer auf ihren Tablet-Computern mit einer App ausgestattet werden. Nach einer gründlichen Evaluationsphase der Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsfunktionen wurde die Board Management Software von Loomion als Lösung für einfaches Meeting-Management und sichere Kommunikation im Verwaltungsrat ausgewählt.

Erfolg

Sehr kurze Einführungsphase und grosse Akzeptanz der Loomion Software bei den Verwaltungsratsmitgliedern

Vorteile und Rollout
Loomion adressiert die hohen Sicherheitsanforderungen in Bezug auf Speicherung und Übertragung von vertraulichen Informationen. Die Plattform überzeugte den VR-Sekretär mit ihrer leistungsstarken und funktionsreichen Oberfläche für die Administration. Der Verwaltungsrats-Präsident lobte den leicht zu bedienende und intuitive Look and Feel. Die Einführung von Loomion bei E+H dauerte drei Tage. Nach einem Workshop mit dem VR-Sekretär über die Funktionsweise des Verwaltungsrats wurde die Lösung als cloudbasierter Dienst integriert. Loomion betreut nun alle Dienste und Daten im Auftrag von E+H in ihrem hochsicheren und hochverfügbaren Rechenzentrum in der Schweiz. Der Rollout der Lösung benötigte einen Tag Schulung für die Administratoren und rund 10 Minuten pro VR-Mitglied für die Installation auf ihren mobilen Geräten und einer kurzen Einführung. 

Einführung
Die Akzeptanz von Loomion bei E+H ist erstaunlich. Es gab keinerlei Widerstand durch die Verwaltungsräte, sich mit der neuen Arbeitsweise anzufreunden. Alle Mitglieder des Verwaltungsrates befanden die Lösung als sehr praktisch, da sie unmittelbar über neue Dokumente informiert werden und sich für die nächste Vorstandssitzung vorbereiten können. Sie können nun Anmerkungen direkt in den Dokumenten anfügen und zu einem späteren Zeitpunkt auf ihre Notizen während der Sitzungen zurückgreifen. Natürlich werden alle Inhalte jetzt in einer einfach zu bedienenden und hochsicheren App auf ihren mobilen Geräten geschützt. Das VR-Sekretariat muss andererseits keine Dokumente per E-Mail mehr versenden. Die Mitarbeiter im VR-Sekretariat können jetzt sogar personalisierte Sitzungsordner mit  Wasserzeichen erstellen, falls eines der VR-Mitglieder den Tablet-Computer zu Hause vergessen haben sollte.

Christopher Knabe

CEO Loomion AG
+41 61 500 16 25
knabe@loomion.com

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