Die Welt ist heute globalisiert, die Arbeitswelt hat sich transformiert, und die Mitarbeitenden einer Firma können geografisch weit verstreut am Werk sein. Trotzdem soll die Kommunikation auf allen Kanälen einwandfrei funktionieren. Der Begriff «Modern Workplace», der für diese neue Art der Zusammenarbeit steht, ist omnipräsent. Dennoch scheint es dafür noch keine allgemeingültige Definition zu geben. Wir verstehen unter Modern Workplace eine moderne, flexibel skalierbare, sichere und zukunftsfähige Arbeitsumgebung, die zeit- und ortsunabhängig nutzbar ist, und sich neuster Hard- und Software sowie digitaler Tools wie der Cloud, Videokonferenzplattformen oder Chats bedient. Das Ziel des Modern Workplace ist es, die Mitarbeitenden von Unternehmen optimal untereinander zu vernetzen, Informationen zentral zugänglich zu machen, interne und externe Prozesse zu automatisieren und auf diese Weise die Effizienz und Produktivität des Unternehmens durch innovative Technologien zu verbessern.

Flexible Workplaces einzurichten, die das Arbeiten auf unterschiedlichen Devices an verschiedenen Orten mit Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Dokumente ermöglichen, ist dank der heute verfügbaren Kommunikationstools und Applikationen kein Hexenwerk mehr. Es ist jedoch nicht ganz so leicht, sich als Unternehmen im grossen Angebot zurechtzufinden, das perfekte Set-up für die eigenen Bedürfnisse zu finden und dafür zu sorgen, dass die Workplaces mit der rasanten technologischen Entwicklung und Digitalisierung Schritt halten können. Ein Modern Workplace ist nicht nur einfach ein mobiler Arbeitsplatz. Es gibt viele wichtige Punkte zu beachten, damit ein Modern Workplace allen oben beschriebenen Ansprüchen gerecht wird und auch auf lange Sicht störungsfrei läuft und keine Sicherheitsrisiken für das Unternehmen darstellt. Was gilt es beim Set-up zu beachten?

Die wichtigsten Kriterien für erfolgreiche Modern Workplaces

Modern Workplaces müssen primär zwei Punkte erfüllen:

Punkt 1: Ein Modern Workplace ist kein Produkt wie ein Toaster, der einfach an den Strom angeschlossen wird und dann mit etwas Glück für die nächsten 10 Jahre störungsfrei läuft. Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, der Automatisierung und des technologischen Fortschritts. Das bedeutet, dass sowohl Software und Applikationen als auch die Hardware immer wieder an neue Gegebenheiten und Anforderungen angepasst und optimiert werden müssen, um sowohl die Funktionalität als auch die Datensicherheit zu garantieren. Konstantes Monitoring, um Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale zu eruieren, ist daher notwendig.

Punkt 2: Ein Modern Workplace soll die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Mitarbeitenden eines Unternehmens ermöglichen. Dazu gehört der problemlose Zugriff auf gemeinsam genutzte Informationen und Dokumente, die zentral auf dem Unternehmensserver abgespeichert sind, genauso wie die zeitgleiche gemeinsame Bearbeitung von Unterlagen und der schnelle Austausch via Chat oder per Kommunikationsplattform – und all dies immer unter Wahrung der Datensicherheit.

Zusammengefasst soll also ein Modern Workplace primär die folgenden Leistungen erbringen:

– die Kommunikation unter den Mitarbeitenden erleichtern
– Informationen aus unterschiedlichen Kanälen zentral für alle verfügbar machen (Single Point of Information)
– durchgehend optimale Konnektivität garantieren
– die Effizienz der Mitarbeitenden fördern
– die Geschäftsprozesse automatisieren
– die Sicherheit der Daten gewährleisten
– über Cloud-Plattformen einfach skalierbar sein

Viele Unternehmen möchten sich mit solchen Details nicht selbst befassen müssen. Die IT soll «einfach nur zuverlässig funktionieren». Die interne IT hat häufig auch gar nicht genügend freie Kapazitäten, um sich solchen, für sie vielfach noch neuen, Themen ausführlich und kontinuierlich zu widmen. Zu überprüfen, ob und welche Hard- und Software-Updates oder sonstigen Anpassungen gerade anstehen, um die Aktualität der Workplaces konstant zu gewährleisten, ist sehr aufwändig. Häufig fehlt aber auch die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen und Argumente wie «Das war schon immer so!», «Bis jetzt hat das auch funktioniert» können innovativen Ideen und Set-ups im Weg stehen. Aus diesen Gründen kann es sinnvoll sein, den Service eines erfahrenen IT-Anbieters zu buchen, der weiss, wie er die Anforderungen des Unternehmens erfüllen kann, welche Hindernisse oder Probleme mit der Einführung der neuen Arbeitstechnologien verbunden sein können und auch Mittel und Wege kennt, solche Hürden gekonnt zu meistern.

Lassen Sie die Experten ran

Bei der der Gestaltung von Modern Workplaces für Mitarbeitende können IT-Anbieter gezielt und flexibel auf besondere Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen eingehen und ihnen ein entsprechendes Paket schnüren.

IT-Anbieter verfügen oft über jahrelange Erfahrung bei der Umsetzung solcher Projekte. Deshalb wissen sie ganz genau, worauf es beim Einrichten von sicheren und individuell optimierten Modern Workplaces ankommt. Ein Komplettpaket «Workplace as a Service» beinhaltet den gesamten Lebenszyklus eines Workplaces: Die Definition der notwendigen Infrastruktur, die Lieferung und Einrichtung der Hard- und Software, die Wartung und das Monitoring des Betriebs bis hin zur Entsorgung bzw. Erneuerung am Ende des Zyklus. So profitieren Sie als Unternehmen davon, dass IT-Anbieter stets über die neusten Entwicklungen, Tools und Applikationen im Bilde sind und diese in puncto Funktionalität und Effizienz bereits für Sie auf Herz und Nieren geprüft haben, bevor Sie diese bei Ihnen einsetzen.

Software und Applikationen können Sie direkt aus der Cloud beziehen und Kapazitäten sind flexibel skalierbar – in beide Richtungen, so bezahlen Sie immer nur genau die Leistungen, die Sie gerade benötigen. Datensicherheit ist die Grundlage und ein Muss für jeden Anbieter von Managed Services, sodass Sie sich auch darüber keine Gedanken machen müssen.
Möchten Sie die Organisation und das Monitoring Ihres Workplaces in unsere erfahrenen Hände legen? Wir begleiten Sie versiert durch den gesamten Prozess und kümmern uns um einen sorgenfreien Betrieb.

Wir bieten ausserdem diverse weitere Managed IT-Services, die Sie flexibel miteinander kombinieren können und die Ihnen Ihren Alltag mit Sicherheit erleichtern werden, sodass sich ihre IT voll auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren kann. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.