Mit Managed Printing Services Kosten sparen und die Umwelt schonen

Kurz vor dem Abschluss des Reports, der am nächsten Tag in den Händen der Geschäftsleitung sein muss, oder dem Seminar, bei dem die Teilnehmenden ein klassisches Handout wollen, streikt der Drucker. Die Druckerpatrone ist am Ende und natürlich ist keine griffbereit, weil der, der die letzte eingesetzt hat, nicht nachbestellt hat. In jedem Unternehmen ist das eine typische Situation. Halbe Wälder sind zudem als unnötiger Papiereinsatz verschwendet worden, weil man beim Durchsehen des Dokuments aus Versehen auf den Druckerknopf gekommen ist. Letzteres führt nicht selten zu peinlichen Situationen, weil es zufällig die eigene Gehaltsübersicht war oder hochsensible Daten wie das vorbereitete Feedbackgespräch mit einem Mitarbeitenden.

Alle sprechen von Lean Production und Lean Management, dem schlanken Ansatz, alles Überflüssige wegzulassen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zur Wertschöpfung beiträgt. Drucken zählt in der Regel nicht als Wertschöpfungsbeitrag, daher ist es meist nicht im Fokus des Interesses. Allerdings gehört Drucken zu den Haupttreibern überflüssiger Kosten, hält Mitarbeitende zeitlich auf, wenn es nicht funktioniert, und zählt über die kleinen Unfälle zu den Sicherheitslücken in Richtung Datenschutz. Eine Lösung sind «Managed Printer Services», die wir gerne «Lean Printing» nennen möchten, da es die schlankeste Herangehensweise an diesen alltäglichen Basisprozess ist.

In Zusammenarbeit mit uns definieren Unternehmen, was sie an regelmässigen Druckerleistungen benötigen und wir als IT-Dienstleister organisieren alles, was dahintersteht, damit es läuft. Das ist zum einen viel günstiger, bedeutet also weniger Verwaltungsaufwand und Nerven der Nutzer und der IT-Verantwortlichen. Zum anderen analysieren wir die Daten, sodass wir vorausschauend warten, bevor Drucken zum Problem wird. Kostenfallen decken wir mit der Datenauswertung schnell auf. Damit zeigen wir, wo Unternehmen Energie einsparen können. Unter «Pullprint» verstehen wir ein Gewinn an Sicherheit. Es bedeutet, dass nur das gedruckt wird, was wirklich gebraucht wird, damit bleiben keine Dokumente im Drucker liegen und sind keinen Unbefugten ausgesetzt.

Zusammenfassend lässt sich unser Verständnis von Lean Printing als eine saubere Integration in Workflows beschreiben, sodass Drucken keine unnötigen Kosten verursacht, sondern sicher, schlank und umweltfreundlich seinen Dienst verrichtet. Es ist kein Teil der Wertschöpfungskette, sondern soll alle anderen Tätigkeiten für die Wertschöpfung unterstützen, ohne sie zu behindern oder aufzuhalten.