Straffung des Vertragsmanagements bei BIAL mit OutSystems

Schnelle Umsetzung: Benutzerdefinierte Prozesse zur Vertragsprüfung und -unterzeichnung in lediglich 3 Monaten mit 2 Entwicklern eingeführt
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Ein zentrales Speicherzentrum zur Überwachung aller Verträge in verschiedenen Regionen
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Kein Informationsverlust: Rückverfolgbarkeit aller Prozesse auf höchster Ebene
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BIAL-Portela & Ca. S.A. ist ein führendes pharmazeutisches Unternehmen mit Sitz in Portugal, dessen langjährige Geschichte bis zu seiner Gründung im Jahr 1924 zurückreicht. BIAL ist auf die Erforschung, Entwicklung und Produktion von Arzneimitteln spezialisiert, insbesondere auf neurologische und psychiatrische Erkrankungen. Bekannt ist BIAL für sein bahnbrechendes Medikament Zebinix (Eslicarbazepinacetat), das in mehreren Ländern zur Behandlung von Epilepsie zugelassen ist.

«Die Einführung einer neuen zentralisierten Lösung, die das gesamte Vertragsmanagement abdeckt, hat nicht nur die Vertragsüberwachung, sondern auch die Qualität und Geschwindigkeit des Revisionsprozesses erheblich verbessert.»
Fábio Teixeira - Manager, IT R&D Solutions & Innovation, BIAL
Challenge

Das Ziel: Optimierung der Vertragsverwaltung

Verbesserung der Kommunikation
Als pharmazeutisches Unternehmen, das sich der Innovation verschrieben hat und über mehrere Niederlassungen in der ganzen Welt verfügt, ist BIAL mit der Komplexität der Beziehungen zwischen verschiedenen internen Interessengruppen und Dritten konfrontiert. Der Bedarf an einer zentralen Plattform zur Rationalisierung der Kommunikation und zur Optimierung der Zusammenarbeit wurde deutlich, als die Zahl der Vertragspartner zunahm.

Verwaltung des Vertragslebenszyklus
Da die Verträge verschiedene Phasen durchlaufen, ist ein effektives Management vom Antrag bis zum Auslaufen entscheidend. BIAL war auf der Suche nach einer Lösung, die einen einfachen, aber umfassenden Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus bietet und dabei hohe Standards in Bezug auf Qualität, Compliance und Sicherheit gewährleistet.

Wachsendes Volumen an Verträgen
Das Wachstum von BIAL führte zu einem sprunghaften Anstieg der Zahl der Verträge und ihrer Komplexität. Die Verwaltung dieser Verträge erwies sich als sehr zeitaufwändig, was die betriebliche Effizienz zunehmend beeinträchtigte.

Beratung

Der Weg: Detaillierte Bedarfsanalyse und klare Ziele

Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Datalynx führte eine sorgfältige Bedarfsanalyse durch, um die spezifischen Herausforderungen des Vertragsmanagements von BIAL genau zu verstehen. Es wurden klare Ziele festgelegt, darunter die Verbesserung der Vertragstransparenz, die Reduzierung manueller Prozesse, die Sicherstellung der Compliance und die Verbesserung der Gesamteffizienz.

Detaillierte Erfassung der Anforderungen
In enger Zusammenarbeit mit den Beteiligten wurden die Anforderungen im Detail erfasst und geschärft. Es wurden Schlüsselfunktionen wie Vertragserstellung, Genehmigungsworkflows, elektronische Unterschriften, Dokumentenspeicherung, Berichterstellung und Analysefunktionen ermittelt und in die Definition des Gesamtzieles aufgenommen.

Lösung

Punktgenaue Entwicklung mit nahtloser Integration und kontinuierlicher Verbesserung

Entwicklung
Unter Nutzung der Low-Code-Entwicklungsfähigkeiten von OutSystems wurde die Vertragsmanagement-Plattform von Datalynx spezifisch an die vorgängig eruierten und definierten Anforderungen von BIAL angepasst. Alle notwendigen Workflows und Benutzeroberflächen wurden im Einklang mit den Vertragsprozessen des Unternehmens entwickelt.

Integration
Die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP, Adobe und Office 365 sowie mit Dokumentenmanagement-Tools wurde sichergestellt und gewährleistete sowohl Datenkonsistenz als auch -zugänglichkeit.

Qualitätssicherung
Es wurden strenge Tests durchgeführt, um etwaige Fehler oder Probleme noch vor dem Launch zu identifizieren und zu beheben. Die Überprüfung stellte sicher, dass die Plattform den Anforderungen von BIAL punktgenau entsprach und gleichzeitig auch benutzerfreundlich war.

Flächendeckende Einführung
Die Plattform wurde unternehmensweit eingeführt und alle relevanten Mitarbeitenden erhielten direkt Zugang. Durch die kontinuierliche Überwachung gelang es Datalynx, eine optimale Systemleistung sicherzustellen und auftretende Probleme umgehend zu beheben.

Wartung und Unterstützung
Ein spezielles Support-Team wurde eingerichtet, um die Benutzer zu unterstützen und technische Probleme zu lösen. Regelmässige Aktualisierungen und Verbesserungen wurden auf Basis von Nutzerfeedback und sich entwickelnden Geschäftsanforderungen geplant und realisiert.

Kontinuierliche Verbesserung
Die Effizienz und Nutzung der Vertragsverwaltungsplattform wurden von den Usern kontinuierlich bewertet. Rückmeldungen von Nutzern und Interessengruppen wurden eingeholt, um Bereiche und Potenzial für Verbesserungen und Erweiterungen zu ermitteln.

«Wir haben nur drei Monate gebraucht, um eine End-to-End-Lösung zu entwickeln, die in der Lage ist, jeden Vertrag zu prüfen, zu unterzeichnen und zu speichern und dabei alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung zu verfolgen. Der Zeitaufwand für die Vertragsüberwachung wurde erheblich reduziert, was dazu beitrug, das Vertrauen unserer Nutzer in die Lösung zu gewinnen.»
Fábio Teixeira - Manager, IT R&D Solutions & Innovation, BIAL
Erfolg

Flächendeckende Einführung einer effizienten Plattform für das gesamte Vertragsmanagement

Mit diesem umfassenden Ansatz konnte BIAL mithilfe von Datalynx und OutSystems in sehr kurzer Zeit erfolgreich eine robuste und benutzerfreundliche Vertragsmanagement-Plattform implementieren. Das Ergebnis waren effizientere Vertragsprozesse, eine bessere Einhaltung der Vorschriften und nicht zuletzt eine höhere Effizienz und Transparenz bei der Vertragsverwaltung in der gesamten Organisation.

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Adriano Oliveira

Country Manager Portugal
Tel. +351 916 513 727
adriano.oliveira@datalynx.pt

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